Come trattiamo i dati personali

1. Chi siamo, e come ci scrivi

Formula Condominio è il gestionale per amministratori di condominio di Egogea di Tonti Francesco, ditta individuale con sede in Via Togliatti 37/F, 60131 Ancona (AN), P. IVA 02787900428, iscritta al REA di Ancona al n. AN-289993.

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali è possibile contattarci all’indirizzo info@egogea.com.

Non è necessario compilare moduli specifici: è sufficiente inviare la propria richiesta all’indirizzo indicato.

Non è stato nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), in quanto le attività svolte non rientrano nei casi previsti dall’articolo 37 del Regolamento che ne rendono obbligatoria la nomina. In particolare, l’attività non comporta un monitoraggio sistematico su larga scala delle persone né il trattamento su larga scala di categorie particolari di dati.

Qualora in futuro venga nominato un DPO, i relativi dati di contatto saranno indicati nella presente informativa.

2. Quando sei su questo sito

Per i dati raccolti attraverso il sito, Egogea di Tonti Francesco agisce in qualità di titolare del trattamento.

2.1 Se ci scrivi dal modulo dei contatti

Il modulo di contatto richiede l’indirizzo email, il numero WhatsApp, che può essere lasciato facoltativamente, e il contenuto del messaggio.

Questi dati vengono utilizzati esclusivamente per gestire la richiesta e fornire una risposta. L’invio del modulo non comporta l’iscrizione a newsletter, attività di marketing telefonico o comunicazioni commerciali non richieste. I dati non vengono inoltre ceduti a terzi per finalità proprie.

• Base giuridica: il consenso espresso attraverso l’apposita casella, ai sensi dell’articolo 6.1.a del Regolamento, e, quando applicabile, l’adozione di misure precontrattuali richieste dall’interessato ai sensi dell’articolo 6.1.b.
• Dati tecnici associati alla richiesta: vengono registrati anche la data e l’ora di ricezione del messaggio e la versione della pagina visualizzata al momento dell’invio. Queste informazioni vengono utilizzate per analizzare e migliorare la presentazione del servizio.
• Protezione del modulo: per prevenire l’invio automatico di messaggi non viene utilizzato un servizio CAPTCHA di terze parti. I controlli vengono effettuati direttamente sui nostri server.

2.2 I cookie e gli strumenti di misura

Al primo accesso al sito viene richiesto il consenso all’utilizzo dei cookie e degli strumenti non necessari al funzionamento del sito.

Fino alla scelta dell’utente vengono utilizzati esclusivamente gli strumenti necessari al funzionamento del sito. Il rifiuto degli strumenti non necessari non impedisce la normale navigazione.

Le preferenze possono essere modificate in qualsiasi momento attraverso il pulsante «Cookie» presente in fondo alle pagine del sito. La scelta viene conservata per sei mesi, dopodiché viene nuovamente richiesta.

La base giuridica per gli strumenti non necessari è il consenso dell’interessato, ai sensi dell’articolo 6.1.a del Regolamento. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento.

Cookie necessari

Cookie statistici

Sono utilizzati per comprendere il numero di visite e le modalità di utilizzo delle pagine, con l’obiettivo di valutare e migliorare il sito.

Cookie di marketing

Sono utilizzati per valutare l’efficacia delle campagne pubblicitarie e verificare se gli utenti provenienti dagli annunci trovano contenuti pertinenti.

In presenza del consenso dell’utente, alcuni eventi, come la sottoscrizione di un abbonamento, possono essere trasmessi a Meta e a Google Analytics anche attraverso i nostri server, in base alla categoria di consenso prestata. Gli identificativi utilizzati per questa finalità consentono di evitare la duplicazione degli eventi e i dati personali eventualmente associati alla trasmissione, come l’indirizzo email, vengono sottoposti a una funzione di hash.

Viene inoltre rilevato l’abbandono della pagina di sottoscrizione senza il completamento dell’acquisto, con l’indicazione del punto in cui la compilazione si è interrotta. Il dato viene trasmesso a Meta previo consenso e non viene conservato sui nostri sistemi.

In assenza del consenso dell’utente, tali trasmissioni non vengono effettuate.

Le risorse necessarie per la visualizzazione delle pagine del sito sono ospitate sui nostri server e non vengono richieste a fornitori esterni.

2.3 I registri del server

Il server registra le informazioni tecniche relative agli accessi, che possono comprendere l’indirizzo IP, l’orario della richiesta e la pagina richiesta.

Questi dati vengono utilizzati per finalità di sicurezza e per individuare eventuali problemi tecnici del servizio. La base giuridica è il legittimo interesse, ai sensi dell’articolo 6.1.f del Regolamento.

I dati non vengono utilizzati per attività di profilazione e non vengono associati ad altre informazioni per identificare le persone.

3. Quando usi il programma

3.1 Chi risponde di quali dati

All’interno di Formula Condominio vengono trattate diverse categorie di dati, per le quali il ruolo del titolare del trattamento varia in funzione della loro natura.

Dati relativi allo studio

Comprendono, tra gli altri, i dati identificativi dello studio, l’indirizzo email, la partita IVA, i dati relativi alla fatturazione dell’abbonamento e le utenze dei collaboratori.

Per questi dati Egogea di Tonti Francesco è il titolare del trattamento, in quanto necessari alla gestione del rapporto contrattuale, alla fatturazione e alla fornitura del servizio.

Dati relativi ai condomini, ai fornitori e agli edifici amministrati

Comprendono i dati trattati dallo studio nell’ambito della propria attività professionale.

Per questi dati il titolare del trattamento è l’amministratore o lo studio che li gestisce, in quanto è il soggetto che determina finalità e modalità del trattamento nell’ambito dell’incarico ricevuto.

Formula Condominio tratta tali dati in qualità di responsabile del trattamento, esclusivamente per conto del titolare e secondo le sue istruzioni, sulla base dell’accordo previsto dall’articolo 28 del Regolamento, che costituisce parte del contratto.

Di conseguenza, le richieste dei condòmini relative ai propri dati devono essere rivolte all’amministratore o allo studio titolare del trattamento. Formula Condominio mette a disposizione gli strumenti necessari per gestire tali richieste e, qualora ne riceva direttamente una, la trasmette al titolare competente.

3.2 Cosa contiene il programma

Il programma può contenere, a seconda delle funzionalità utilizzate:

• nome, indirizzo, codice fiscale, recapiti e quote millesimali dei condòmini;
• informazioni relative a pagamenti, rate e situazioni di morosità;
• dati dei fornitori e relative fatture;
• documenti caricati dallo studio o dai fornitori attraverso la propria area riservata;
• verbali e convocazioni;
• contenuti pubblicati nella bacheca e nella chat del condominio.

Nel caso in cui venga utilizzato il portale condominiale, ogni condòmino può visualizzare esclusivamente le informazioni relative alle proprie unità immobiliari e non può accedere ai dati degli altri condòmini.

Il programma prevede un’unica pagina raggiungibile senza credenziali di accesso. Quando un’impresa viene incaricata di intervenire su un sinistro, lo studio può attivare per quel singolo sinistro un collegamento contenente un codice segreto e comunicarlo all’impresa, affinché possa trasmettere preventivi, fatture e fotografie senza disporre di un’utenza del programma.

Attraverso tale collegamento l’impresa visualizza esclusivamente il codice, la data e la descrizione del sinistro, la denominazione del condominio e l’elenco dei documenti che essa stessa ha trasmesso. Non sono accessibili i nominativi e i recapiti dei condòmini, gli importi e i dati della pratica assicurativa, i documenti caricati dallo studio e le altre informazioni del condominio; i documenti già presenti non possono essere scaricati. Il collegamento vale per il solo sinistro per il quale è stato attivato, non viene indicizzato dai motori di ricerca e resta utilizzabile finché lo studio non lo disattiva, con effetto immediato.

Il programma registra inoltre gli accessi alle informazioni e alle funzionalità disponibili. Questo registro viene utilizzato per finalità di sicurezza e per consentire la ricostruzione degli eventi in caso di anomalie o incidenti.

4. A chi arrivano i dati

I dati personali non vengono venduti né ceduti a terzi per finalità proprie.

Per garantire il funzionamento del servizio, alcuni fornitori possono trattare dati personali per conto di Egogea, in qualità di responsabili del trattamento.

I fornitori sono individuati per categoria nella presente informativa. L’elenco completo, comprensivo dei relativi nomi, sedi e Paesi nei quali operano, è pubblicato su questo sito ed è allegato al contratto sottoscritto dallo studio.

Le principali categorie di destinatari sono:

• fornitore dei server, utilizzati per il funzionamento del programma e per la conservazione dei documenti caricati, con datacenter in Germania;
• fornitore del sistema di backup, separato dall’infrastruttura principale, con datacenter in Francia. I dati vengono trasferiti in forma cifrata;
• fornitore del dominio e del servizio di posta elettronica utilizzato per l’assistenza, con infrastruttura nell’Unione europea;
• fornitori dei modelli di intelligenza artificiale, esclusivamente quando vengono utilizzate le relative funzionalità, come descritto al punto 5;
• fornitore dei servizi di pagamento, limitatamente ai dati relativi alla fatturazione e ai pagamenti dello studio;
• fornitore del servizio di posta elettronica o PEC scelto dallo studio per l’invio di convocazioni, solleciti e altre comunicazioni;
• fornitori degli strumenti di analisi del sito, tra cui Meta, Google e Microsoft, esclusivamente previo consenso dell’utente e limitatamente alla navigazione sul sito;
• consulenti, professionisti e autorità competenti, nei casi previsti dalla legge o quando sia necessario per la tutela di un diritto.

Con i fornitori che trattano dati per nostro conto vengono sottoscritti gli accordi previsti dall’articolo 28 del Regolamento.

L’eventuale sostituzione o introduzione di un nuovo fornitore viene comunicata agli studi interessati con un preavviso di trenta giorni, durante il quale è possibile presentare eventuali obiezioni.

5. L’intelligenza artificiale

Formula Condominio utilizza strumenti di intelligenza artificiale per alcune funzionalità del programma, tra cui la lettura delle fatture dei fornitori, l’analisi degli estratti conto bancari e la proposta di abbinamenti.

L’utilizzo di queste funzionalità è facoltativo. Qualora vengano disattivate, il programma continua a essere utilizzabile e le operazioni possono essere effettuate manualmente.

Quando una funzionalità di intelligenza artificiale viene utilizzata, al relativo fornitore possono essere trasmessi il testo o l’immagine del documento necessario per elaborare la richiesta, compresi importi, date e descrizioni.

Non vengono trasmessi i nomi dei condòmini, i relativi codici fiscali o le informazioni relative alle unità immobiliari occupate. Le associazioni tra i dati presenti nei documenti e le singole persone vengono gestite direttamente sui nostri server.

Alcune categorie di documenti non vengono trasmesse ai fornitori di intelligenza artificiale, o lo sono soltanto in parte:

• Fatture elettroniche in formato XML: il documento viene letto direttamente sui nostri server e non viene trasmesso ad alcun fornitore. Per la sola proposta della voce di spesa possono essere trasmessi la descrizione e gli importi della fattura.
• Estratti conto bancari in formato Excel o CSV: vengono letti sui nostri server quando la struttura del file viene riconosciuta. Qualora non lo sia, ne viene trasmesso il solo testo, nel quale i nomi, i codici fiscali e le coordinate bancarie sono stati preventivamente sostituiti con segnaposto.
• File provenienti da altri programmi gestionali: vengono trasmesse le sole intestazioni delle colonne. Le righe che contengono i dati delle persone vengono trasmesse soltanto se l’utente lo autorizza espressamente, attraverso un’opzione disattivata per impostazione predefinita.

Gli estratti conto in formato PDF privi di testo, quali le scansioni e le fotografie, non vengono accettati dal programma, proprio per evitare che debbano essere trasmessi a un fornitore esterno.

I risultati elaborati dall’intelligenza artificiale hanno carattere propositivo e devono essere verificati dall’utente prima della registrazione definitiva.

Il servizio non effettua decisioni automatizzate che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sulle persone ai sensi dell’articolo 22 del Regolamento.

I fornitori dei modelli di intelligenza artificiale utilizzati hanno sede negli Stati Uniti. Le modalità di trasferimento dei dati sono descritte nel punto successivo.

6. Dove stanno, e quando escono dall’Europa

L’infrastruttura principale del programma e i documenti caricati dagli utenti sono ospitati su server situati in Germania.

Le copie di sicurezza, conservate in forma cifrata, sono ospitate in Francia. Il servizio di assistenza tramite posta elettronica utilizza un’infrastruttura situata nell’Unione europea.

In condizioni ordinarie, pertanto, i dati vengono trattati all’interno dell’area europea.

Sono previste le seguenti eccezioni:

• Servizi di intelligenza artificiale: quando vengono utilizzate le relative funzionalità, alcuni dati vengono trasferiti a fornitori con sede negli Stati Uniti. Il trasferimento è regolato dalle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea. Come indicato al punto 5, i dati trasmessi non comprendono i nomi dei condòmini e i relativi codici fiscali.
• Servizi di pagamento: i dati relativi alla fatturazione dello studio possono essere trattati al di fuori dell’Unione europea sulla base delle garanzie previste dalla normativa applicabile.
• Strumenti di analisi del sito: qualora l’utente abbia prestato il proprio consenso, Meta, Google e Microsoft possono trattare i dati relativi alla navigazione attraverso le proprie società irlandesi e trasferirli negli Stati Uniti. I trasferimenti sono effettuati sulla base delle garanzie previste dalla normativa applicabile, comprese, ove pertinenti, l’adesione al quadro UE-USA sulla protezione dei dati e le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea.

Gli strumenti di analisi del sito riguardano esclusivamente la navigazione sul sito e non consentono il trasferimento dei dati dei condòmini o dei dati contenuti nel programma.

7. Per quanto tempo li teniamo

I dati vengono conservati per periodi differenti in funzione della loro natura e della finalità del trattamento.

• Messaggi inviati attraverso il modulo di contatto: vengono conservati per ventiquattro mesi dall’ultimo scambio di comunicazioni e successivamente cancellati. La cancellazione può essere richiesta anche prima della scadenza.
• Registri tecnici del server: vengono conservati per un periodo massimo di novanta giorni.
• Dati relativi alle varianti del sito: non comprendono dati personali e vengono conservati come informazioni statistiche.
• Dati contenuti nel programma: vengono conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale. Al termine del contratto, lo studio dispone di trenta giorni per accedere al programma ed effettuare l’export completo dei propri dati. Durante questo periodo vengono inviate comunicazioni di promemoria. Trascorsi i trenta giorni, lo studio e i relativi dati vengono cancellati. Le copie di sicurezza vengono conservate per un periodo massimo di dodici mesi, dopodiché vengono eliminate.
• Registro degli accessi al programma: le registrazioni relative agli accessi alle informazioni e alle funzionalità vengono conservate per sei mesi e successivamente cancellate.
• Fatture e documenti contabili: vengono conservati per dieci anni, in conformità agli obblighi di legge.

8. Come li proteggiamo

Per proteggere i dati personali vengono adottate misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui:

• cifratura delle comunicazioni tra browser e server;
• separazione dei dati tra i diversi studi, in modo che ciascuno possa accedere esclusivamente alle proprie informazioni;
• applicazione dei controlli di accesso a tutte le pagine e funzionalità del programma;
• gestione dei permessi all’interno dello studio in base alle diverse aree del programma;
• copie di sicurezza giornaliere e conservazione di una copia cifrata presso un’infrastruttura distinta da quella principale;
• registrazione degli accessi alle informazioni, per consentire l’analisi di eventuali incidenti di sicurezza;
• comunicazione allo studio, senza ingiustificato ritardo, di eventuali violazioni dei dati personali che lo riguardino, fornendo le informazioni necessarie per gli eventuali adempimenti previsti dalla normativa.

9. I tuoi diritti

L’interessato può esercitare, nei casi previsti dalla normativa, il diritto di:

• ottenere l’accesso ai propri dati personali;
• chiederne la rettifica;
• chiederne la cancellazione;
• ottenere la limitazione del trattamento;
• ricevere i dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico;
• opporsi ai trattamenti basati sul legittimo interesse;
• revocare il consenso nei casi in cui il trattamento si basi sul consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Le richieste possono essere inviate a info@egogea.com. La risposta viene fornita, di norma, entro un mese dalla richiesta, salvo i casi e le proroghe previsti dalla normativa.

Qualora l’interessato ritenga che il trattamento dei dati personali sia avvenuto in violazione della normativa applicabile, può presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo competente del Paese in cui risiede.

Nel caso di un condòmino, le richieste relative ai dati trattati nell’ambito della gestione condominiale devono essere rivolte all’amministratore o allo studio che gestisce il condominio, in quanto titolare del trattamento. Formula Condominio, in qualità di responsabile del trattamento, non può procedere autonomamente alla comunicazione o alla cancellazione di tali dati.

10. Se questa pagina cambia

La presente informativa viene aggiornata quando intervengono modifiche sostanziali nelle modalità di trattamento dei dati, ad esempio in caso di introduzione di nuove finalità o di nuovi fornitori.

In caso di modifica dei fornitori che trattano dati per nostro conto, agli studi interessati viene fornito il preavviso di trenta giorni previsto dalla presente informativa e dal relativo contratto.

La versione aggiornata dell’informativa è sempre disponibile su questa pagina. La data riportata all’inizio del documento indica l’ultimo aggiornamento effettuato.

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