Accordo sul trattamento dei dati personali (art. 28 GDPR)

Allegato alle condizioni del servizio di Formula Condominio, che lo Studio accetta al momento della sottoscrizione dell'abbonamento.

Le parti

Il Titolare del trattamento — lo studio di amministrazione condominiale che sottoscrive l'abbonamento a Formula Condominio, identificato dalla ragione sociale, dalla partita IVA, dalla sede e dall'indirizzo PEC comunicati al momento della sottoscrizione, di seguito «lo Studio».

Il Responsabile del trattamento — Egogea di Tonti Francesco, P. IVA 02787900428, egogea@pec.it, di seguito «il Fornitore», che mette a disposizione dello Studio il gestionale Formula Condominio.

Le parti danno atto che lo Studio, nella propria qualità di amministratore di condominio, è titolare del trattamento dei dati dei condòmini e degli altri soggetti dello stabile, e che il Fornitore li tratta esclusivamente per suo conto.

1. Oggetto, durata, natura e finalità

Oggetto: la fornitura del gestionale condominiale e dei servizi connessi.

Durata: quella delle condizioni del servizio, oltre al tempo necessario alla restituzione o alla cancellazione dei dati ai sensi dell'articolo 10.

Natura e finalità: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, comunicazione ai destinatari indicati dallo Studio e cancellazione dei dati, per le finalità di gestione contabile, fiscale e amministrativa dei condomìni amministrati dallo Studio.

Tipi di dati: dati identificativi e di contatto, dati catastali e millesimali, dati contabili e bancari, compresi gli IBAN, dati fiscali, dati relativi a morosità e recupero crediti, contenuto dei documenti caricati.

Categorie di interessati: condòmini e loro conviventi, conduttori, usufruttuari e nudi proprietari, fornitori del condominio e loro referenti, dipendenti e collaboratori dello Studio, consiglieri e partecipanti alle assemblee.

Il trattamento non è destinato alle categorie particolari di dati di cui all'articolo 9 del Regolamento. Qualora lo Studio ne inserisca, anche attraverso una nota in testo libero o per effetto della causale di un bonifico, resta in capo allo Studio la valutazione della relativa base giuridica.

2. Istruzioni documentate

Il Fornitore tratta i dati esclusivamente su istruzione documentata dello Studio. Costituiscono istruzione documentata: il presente accordo, le condizioni del servizio, le impostazioni configurate dallo Studio nel programma, compresa la scelta se consentire o meno l'utilizzo dell'intelligenza artificiale di cui all'articolo 6, e le richieste inoltrate attraverso i canali di assistenza.

Il Fornitore informa immediatamente lo Studio qualora ritenga che un'istruzione violi il Regolamento o altre disposizioni in materia di protezione dei dati.

Il Fornitore non tratta i dati per finalità proprie: in particolare non li utilizza per lo sviluppo o il miglioramento di prodotti, non li cede né li vende e non li utilizza per l'addestramento di modelli di intelligenza artificiale, propri o di terzi.

3. Riservatezza

Il Fornitore garantisce che le persone autorizzate al trattamento si siano impegnate alla riservatezza o siano soggette a un adeguato obbligo legale di riservatezza, e che l'accesso ai dati dello Studio sia limitato a chi ne abbia effettiva necessità per l'attività di assistenza. Gli accessi sono registrati.

4. Misure di sicurezza (art. 32)

Il Fornitore adotta almeno le misure descritte alla sezione «Come li proteggiamo» dell'informativa privacy, e in particolare:

separazione logica fra studi: ogni dato è associato al proprio studio e ogni interrogazione è filtrata su di esso; la separazione è verificata da test automatici a ogni modifica del programma;
controllo degli accessi per area, applicato a ogni pagina e a ogni funzione del programma: l'accesso è negato fino a espressa concessione, anche per le funzioni introdotte successivamente;
cifratura a riposo delle password e dei segreti, comprese le chiavi di accesso ai servizi esterni;
minimizzazione dei dati trasmessi ai servizi esterni, secondo quanto previsto all'articolo 6;
cancellazione automatica dei dati temporanei di elaborazione, secondo quanto previsto all'articolo 9;
registro degli accessi e dei tentativi di accesso negati;
copie di sicurezza: copia notturna dell'intero database e dei documenti caricati, cifrata prima di lasciare il server e depositata presso un fornitore diverso da quello che ospita il servizio, in un altro Stato dell'Unione europea. Le copie non sono cancellabili dal server per 30 giorni. La procedura di ripristino a partire dalle copie è stata verificata;
riesame periodico delle misure, e comunque almeno una volta l'anno.

5. Sub-responsabili

Lo Studio autorizza in via generale il Fornitore a ricorrere ad altri responsabili del trattamento, alle condizioni che seguono.

L'elenco aggiornato è quello pubblicato nel documento Elenco dei sub-responsabili, disponibile allo Studio in ogni momento e richiamato dal presente accordo.
Il Fornitore comunica allo Studio ogni aggiunta o sostituzione con almeno 30 giorni di preavviso.
Entro il termine di preavviso lo Studio può opporsi per motivi ragionevoli attinenti alla protezione dei dati. Qualora l'opposizione non risulti superabile, lo Studio può recedere dalle condizioni del servizio, senza penali, per la parte di servizio interessata.
Il Fornitore impone contrattualmente a ciascun sub-responsabile obblighi di protezione non meno rigorosi di quelli assunti con il presente accordo e risponde nei confronti dello Studio del loro operato.

6. Intelligenza artificiale

Il Fornitore assume espressamente gli impegni che seguono.

Documenti non trasmessi. Le fatture elettroniche in formato XML e gli estratti conto in formato Excel e CSV sono elaborati dai sistemi del Fornitore e non vengono trasmessi a fornitori di intelligenza artificiale. L'attribuzione dei documenti ai singoli soggetti — quale condòmino, quale fornitore, quale fattura — avviene con criteri deterministici sui sistemi del Fornitore.
Minimizzazione prima dell'invio. Quando la trasmissione è necessaria, il Fornitore sostituisce preventivamente con segnaposto i nomi dei soggetti presenti in anagrafica, tutti gli IBAN, tutti i codici fiscali e gli identificativi interni. I segnaposto sono progressivi assegnati al momento e validi per una sola elaborazione; la corrispondenza fra segnaposto e dato reale resta nella memoria dei sistemi del Fornitore e non viene mai trasmessa né registrata.
Documenti non trattabili. Quando la sostituzione preventiva non è tecnicamente possibile, come nel caso di un estratto conto in forma di immagine privo di testo estraibile, il documento non viene accettato e non viene trasmesso ad alcun fornitore. Il rifiuto è applicato dai sistemi del Fornitore e non può essere superato dall'utente. Fanno eccezione le fatture, per le quali un documento scansionato può essere trasmesso integralmente.
Assenza di addestramento. Il Fornitore utilizza esclusivamente piani commerciali dei fornitori di intelligenza artificiale che escludono l'utilizzo dei dati trasmessi per l'addestramento dei modelli, e ne conserva evidenza documentale aggiornata.
Diritto di disattivazione. Lo Studio può disattivare in ogni momento l'utilizzo dell'intelligenza artificiale, in tutto o per singola funzione, dalla sezione «Intelligenza artificiale» delle impostazioni del programma. Con la disattivazione nessun dato dello Studio viene trasmesso ad alcun fornitore di intelligenza artificiale e le funzioni interessate restano disponibili in modalità manuale.
Assenza di decisioni automatizzate. Le proposte del programma non producono effetti giuridici né incidono in modo analogamente significativo sugli interessati senza la conferma di una persona incaricata dallo Studio.
Trasparenza. Ogni interfaccia conversazionale dichiara di essere un sistema automatico.

7. Assistenza allo Studio

Il Fornitore assiste lo Studio, con misure tecniche e organizzative adeguate e tenuto conto della natura del trattamento:

per dare seguito alle richieste degli interessati (artt. 15-22): il programma consente di estrarre, correggere, esportare e cancellare i dati di una singola persona. Qualora una richiesta pervenga direttamente al Fornitore, questi non vi dà seguito autonomamente e la inoltra allo Studio senza ingiustificato ritardo;
per gli obblighi di cui agli artt. 32-36: sicurezza, notifica delle violazioni, valutazione d'impatto e consultazione preventiva. La valutazione d'impatto resta in capo allo Studio, in quanto titolare del trattamento; il Fornitore mette a disposizione dello Studio, su richiesta, il materiale necessario a condurla.

8. Violazioni dei dati (data breach)

Il Fornitore informa lo Studio senza ingiustificato ritardo e comunque entro 24 ore da quando viene a conoscenza di una violazione che riguarda i dati trattati per suo conto, indicando: la natura della violazione, le categorie e il numero approssimativo di interessati e di record coinvolti, le conseguenze probabili e le misure adottate o proposte.

La notifica al Garante e la comunicazione agli interessati restano in capo allo Studio, in quanto titolare del trattamento.

9. Conservazione e cancellazione dei dati temporanei di elaborazione

Indipendentemente dalla durata del contratto, il Fornitore cancella automaticamente:

le righe transitorie prodotte dalla funzione «Registra da estratto conto», che contengono le descrizioni riportate dalla banca e gli IBAN delle controparti, al termine della registrazione e comunque entro 24 ore dal completamento;
i file caricati per la registrazione, unitamente alle relative righe;
le registrazioni da estratto conto non completate, dopo 7 giorni;
le notifiche, dopo 60 giorni;
il dettaglio dei consumi di intelligenza artificiale, che viene riepilogato per mese dopo 3 mesi.

Del contenuto delle richieste inviate ai fornitori di intelligenza artificiale non viene conservata copia: sono registrati esclusivamente i metadati, ossia lo scopo, la data e il costo.

10. Restituzione e cancellazione a fine rapporto

Alla cessazione del contratto, a scelta dello Studio comunicata entro 30 giorni, il Fornitore:

restituisce i dati in formato strutturato e di uso comune, oppure
li cancella, unitamente alle copie esistenti,

salvo che una norma dell'Unione europea o dello Stato membro ne imponga la conservazione. In tale caso il Fornitore comunica allo Studio quale norma trovi applicazione e per quale periodo, e limita il trattamento alla sola conservazione.

Le copie di sicurezza vengono sovrascritte secondo il ciclo ordinario di rotazione — 14 copie giornaliere, 8 settimanali e 12 mensili — e quindi entro dodici mesi. Nel frattempo restano cifrate e accessibili al solo Fornitore. Su richiesta dello Studio, il Fornitore attesta per iscritto la data in cui l'ultima copia contenente i suoi dati è stata sovrascritta.

11. Audit

Il Fornitore mette a disposizione dello Studio le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto del presente accordo e consente verifiche, anche a mezzo di un incaricato dello Studio, con preavviso ragionevole di almeno 15 giorni, in orario lavorativo, non più di una volta l'anno salvo il caso di incidente o di richiesta di un'autorità, e con obbligo di riservatezza sull'esito.

Il Fornitore può soddisfare la richiesta anche mediante relazioni di audit o certificazioni di terzi indipendenti, qualora coprano l'oggetto della verifica.

12. Trasferimenti extra-UE

I trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo avvengono soltanto verso i sub-responsabili elencati, sulla base delle garanzie indicate per ciascuno nell'Elenco dei sub-responsabili.

13. Prevalenza e durata

Il presente accordo prevale, per quanto riguarda la protezione dei dati, sulle condizioni del servizio. Resta in vigore per tutta la durata del trattamento.

Il presente accordo si intende accettato dallo Studio insieme alle condizioni del servizio, al momento della sottoscrizione dell'abbonamento. Dell'accettazione restano registrati la data e il numero di versione del documento.

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