Elenco dei sub-responsabili

Allegato all'accordo sul trattamento dei dati personali (art. 28 GDPR), che lo richiama all'articolo 5. Indica i soggetti terzi ai quali il Fornitore ricorre per l'erogazione del servizio e che, in tale ambito, trattano dati personali per suo conto.

Ogni aggiunta o sostituzione di un fornitore viene comunicata allo Studio con almeno 30 giorni di preavviso, ed entro quel termine lo Studio può opporsi. Le modifiche già intervenute sono riportate in fondo, nel registro.

Aggiornato il 2026-08-27. Versione 5.

1. Come leggerlo

L'ultima colonna descrive una condizione, non lo stato di un dato momento: indica a quali condizioni i dati raggiungono quel fornitore, e resta valida sia nei periodi in cui la funzione corrispondente è utilizzata sia in quelli in cui non lo è. Un fornitore al quale, in un determinato periodo, non venga trasmesso alcun dato resta comunque elencato, affinché lo Studio conosca in anticipo che cosa comporta l'utilizzo della funzione a cui è collegato.

I fornitori dell'infrastruttura — server, copie di sicurezza, dominio e casella di assistenza — trattano i dati interamente all'interno dell'Unione europea. I fornitori di intelligenza artificiale, il fornitore dei servizi di pagamento e il fornitore degli SMS trattano i dati anche fuori dall'Unione europea: per ciascuno di essi è indicata la garanzia sulla quale il trasferimento si fonda.

2. L'elenco

2.1 Infrastruttura — dove gira il programma

Le copie di sicurezza sono cifrate prima di lasciare il server. La cifratura è eseguita dai sistemi del Fornitore, prima dell'invio: il fornitore dell'archiviazione riceve dati già cifrati e non dispone della chiave, che non gli è mai stata trasmessa. Resta un sub-responsabile, in quanto i dati cifrati restano dati personali, ma non è nella condizione di leggerli.

Che cosa è cifrato. Sono cifrate le password, i segreti e le chiavi delle interfacce conservati nel database, ed è cifrata la copia notturna depositata a Parigi. La cifratura riguarda questi elementi e non l'intero disco del server.

Quanto restano le copie. Le copie sono notturne, con rotazione di 14 giornaliere, 8 settimanali e 12 mensili: un dato cancellato dal programma può quindi sopravvivere in una copia di sicurezza fino a dodici mesi. Per i primi 30 giorni le copie non sono cancellabili dal server, e ciò le protegge da chi vi accedesse con l'intento di distruggerle.

2.2 Dominio e posta del Fornitore

La casella è un canale di assistenza, non un canale di trattamento. Il programma non invia comunicazioni per conto degli Studi da questa casella: essa è utilizzata dal Fornitore per gli avvisi tecnici — per esempio il fallimento di una copia notturna — e per ricevere la corrispondenza degli Studi. Va comunque dichiarata, in quanto la richiesta di assistenza di uno Studio può contenere dati personali di un condominio.

2.3 Comunicazioni verso i condòmini

Ragione sociale, sede e base del trasferimento del fornitore di telefonia saranno indicate in questo elenco prima dell'avvio del servizio, con il preavviso di trenta giorni.

Il fornitore di posta dei condòmini è un fornitore dello Studio. Le credenziali SMTP e PEC sono inserite dallo Studio nelle proprie impostazioni e il programma invia le comunicazioni attraverso di esse: non esiste una casella d'appoggio del Fornitore dalla quale parta la posta destinata ai condòmini, e in assenza di configurazione il programma non invia alcuna comunicazione. Si tratta quindi di un fornitore dello Studio, che lo Studio è tenuto a indicare come tale nella propria informativa. È riportato in questo elenco affinché lo Studio sappia che il testo del messaggio transita da quel fornitore.

2.4 Pagamenti

Stripe tratta i dati dello Studio in qualità di cliente: nessun dato del condominio è trasmesso.

2.5 Intelligenza artificiale

Il programma è predisposto per rivolgersi a ciascuno di questi fornitori; quale di essi sia effettivamente impiegato dipende dalla configurazione del programma e dalle impostazioni dello Studio. La trasmissione ha luogo soltanto quando le funzioni di intelligenza artificiale sono utilizzate: qualora lo Studio le disattivi, ai sensi dell'articolo 6 dell'accordo, oppure non sia configurata alcuna chiave di accesso al servizio, ai fornitori di intelligenza artificiale non è trasmesso alcun dato.

Il trattamento da parte di questi fornitori avviene fuori dall'Unione europea. Il trasferimento è fondato sulle clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea ai sensi dell'articolo 46 del Regolamento, ed è accompagnato dalle misure di minimizzazione descritte al paragrafo 3, che riducono i dati personali effettivamente trasferiti.

3. Che cosa perviene ai fornitori di intelligenza artificiale

L'anagrafica dei condòmini non viene trasmessa, e nei documenti i nomi già presenti in archivio sono sostituiti da segnaposto prima dell'invio. Di seguito il dettaglio.

Non viene trasmesso affatto:

• le fatture elettroniche XML, che sono elaborate dai sistemi del Fornitore;
• gli estratti conto in Excel e CSV, elaborati dai medesimi sistemi, salvo il caso di colonne non riconoscibili;
• l'anagrafica dei condòmini e dei fornitori;
• l'attribuzione dei pagamenti e delle fatture ai singoli soggetti, che avviene sui sistemi del Fornitore con criteri deterministici.

Viene trasmesso, previa sostituzione:

• il testo di una fattura in PDF o di un estratto conto in PDF, con i nomi presenti in archivio, gli IBAN e i codici fiscali già sostituiti da segnaposto validi per una sola elaborazione;
• le righe in lavorazione e le regole scritte dall'amministratore, con i medesimi segnaposto;
• per i solleciti: soltanto la denominazione del condominio, mentre il nominativo del destinatario e gli importi non sono trasmessi.

Non viene trasmesso, in quanto il documento non è accettato:

• un estratto conto in forma di immagine (scansione o fotografia). Non è possibile oscurare ciò che non è ancora stato letto, e il caricamento viene pertanto rifiutato.

Viene trasmesso in chiaro:

• una fattura scansionata: in tal caso il documento è trasmesso integralmente. Si tratta di dati d'impresa, contenuti in un documento già destinato a circolare;
• la ragione sociale di un fornitore che sia un'impresa, riportata sulle fatture: non costituisce un dato personale ed è l'elemento necessario a individuare la voce di spesa. Qualora in anagrafica il fornitore risulti una persona fisica, il nominativo è sostituito;
• i nominativi di soggetti mai censiti in anagrafica, che i sistemi del Fornitore non sono in grado di riconoscere e non possono quindi sostituire.

Il dettaglio, trattamento per trattamento, è messo a disposizione dello Studio su richiesta, ai sensi dell'articolo 7 dell'accordo.

4. Registro delle modifiche